2、每年进行一次供应商审核调整，通过网络、报纸等媒体向社会公开发布征寻供应商。供应商选择遵循公开透明、公平竞争、公正诚信原则。
3、采购人与使用人分开，使用人对物品质量进行验收，并对采购价格进行审核后，在验收单或领用单上签字，采购成本计入本部门参与绩效考核。
4、采购员根据采购数量对采购物资进行分类，广泛搜集信息、资料，对知名供应商建立供应商档案。
5、对于数量大、金额高的物资，如：布草、瓷器、易耗品、燕鲍翅参等，实行竞标采购，供应商必须具备必要资质。
（二）采购程序
1、采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。
2、参与竞标的供应商必须提供资质证明。
3、酒店成立采购竞标评审组，对供应商资质及业绩进行审核，对样品质量进行检测，参与采购价格的谈判。对于选定的样品进行封存，以备验货使用。
4、谈判小组所有成员集中与供应商分别进行谈判。谈判期间不得透露与谈判有关的其他供应商的技术、价格和其他信息。
5、谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中，根据符合采购需求、质量和服务相等，且报价最低的原则确定成交供应商。
6、采取询价方式采购的，应当成立询价小组。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并让其报价。根据符合采购需求、质量和服务相等，且报价最低的原则确定成交供应商。
（三）采购行为的监督与检查
1、行政部对采购行为的合法性及合同的有效性进行审核。
2、坚决禁止使用人与供应商串通，一经发现，退货并取消供应商供货资格，对已使用货物价格比市场同类货物价格高出部分不予结帐。
3、任何个人不得采用任何方式，阻挠和限制符合规定资质的供应商参加采购竞标。
4、任何人不得要求采购人或者采购工作人员向其指定的供应商进行采购。
5、严格禁止采购评审组成员与供应商或采购代理机构恶意串通，或在采购过程中接受贿赂。
6、采购评审组应当对集中采购的采购价格、节约资金效果、服务质量、信誉状况、有无违法行为等事项进行考核。
（四）采购费用报销
1、对于入库验收的物资，验收时进行费用确认。
2、对于签单结帐的费用，如：委外加工的美工制作费、临时用工、临时调料等，在费用发生之前，必须履行报批手续。费用发生后，必须在一个月内经使用部门确认签字，并到财务部报账。各部门有权拒签时间超过一个月的费用，相应责任由经办人承担。坚决杜绝拖延时间、虚构费用。
五、加强日常成本控制管理，减少日常消耗
（一） 布草洗涤及低值易耗品管理
1、在布草使用、收发、洗涤的每一个环节中，必须使用专用的货架、推车、垫布、盖布，避免布草多次污染，增加洗涤费用。在与洗衣厂交接布草时，布草员要严格检查，发现问题，及时要求返洗或赔偿，每月布草领班将检查情况上报。
2、在保证对客服务质量的前提下，客务部对住客房床上布草，视清洁程度整理，长住客床上布草，可视情况一周更换一次。餐饮小毛巾的出库要根据客情增减，对于二次利用的小毛巾要及时清洗出来，作为下次使用。
3、对有价值的一次性用品和有回收价值的垃圾进行回收。客房在清理退房时，对半瓶的洗发水、沐浴液、润肤露进行回收勾兑，再次使用。餐饮部在有大型宴会时，发放餐巾纸要控制使用量，对客人未使用和损坏的筷套、牙签套收回再次使用，在收台时要先将花垫纸收回。
4、加大对信笺、铅笔、餐巾纸、牙签等用品的管理，严禁服务员使用。对于消耗较大的餐巾纸、牙签、信笺等进行严格控制，根据客情需要进行增减。
5、清洁剂的使用要控制出库，按比例勾兑，其它清洁用品，如：洗衣粉、拖布、钢丝球、胶皮手套等每月定量出库，不得超出规定限额。
6、对客服务部门根据住客及备存情况来发放易耗品，保证无浪费无流失，做到账物相符。
（二）餐料及酒水管理
1、餐饮部对餐料的出库、储存、粗加工、烹调、走菜等各环节进行严格管理，按照酒店制定的标准菜单用料，控制成本。
2、酒水领班做好酒水的代保管工作，财务部严格对酒商的资质、酒水的品种、价格、质量和数量进行把关，掌握每月的瓶盖返现金额。
3、员工餐厅要充分利用酒店资源(各层厨房所剩余的边角料)，在控制员工餐成本的同时，改善伙食状况。员工餐厅制定与各层厨房边角料交接的管理制度，详细记录交接内容及数量。
（三）各级库房的管理
1、各级库房要从基础管理入手，重点加强七个方面的建设，即：库房的分类存储、物品验收、入库存放、保管抽查、领发物资、记帐盘点、建立档案，以达到降低酒店成本支出的目的。
2、各部门加强对库管人员的职业道德教育，所有出入库物品必须经严格登记，严禁私拿酒店物品。部门领导定期检查，检查组领导不定期抽查，如发现员工违反规定，按所拿物品价格5倍罚款，同时扣所在部门绩效考核5分。
3、对部分消耗品（电池、节能灯等）必须以旧换新的形式，严格执行报废程序。对部分维修、通讯等工具要分配到人，丢失自负。
4、财务部每月对各库房进行盘点，酒店不定期进行抽查，抽查中发现问题由该岗位责任人负责。由于盘点不认真造成的损失，由相关责任人承担。
（四）加强汽车管理，严控汽车成本
1、严格实行派车单制度。除总经理用车外，其它部门用车需填写用车，0378需总经理批准，0379及依维柯由行政部经理批准。司机接到派车单后方可出车。尽量减少出车次数，降低汽车油耗。司机若违反此规定，扣当月绩效考核2分。
2、单程单一目的地，超过300公里严禁使用汽车。
3、司机每次出车必须填写出车记录，以便行政部掌握行车公里数及耗油量。
4、车辆实行百公里耗油考核，每月公布单车行驶里程和耗油情况，并作为司机绩效考核的一项内容，耗油最低的奖励3分，耗油最高的扣3分。
5、汽车加油需到集团指定地点，由行政部记录在案，每次应有司机签字确认。未经允许不得私自加油（长途除外）。
6、汽车按要求定点维修，维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，总经理审批后方可维修，严格控制各项费用发生。
（五）制定有效措施，控制办公话费
1、行政部根据工作需要，重新审核酒店各岗点固定电话使用权限，对于不必要开通的外线或已不再使用的外线电话予以取消。
2、未开通市话或长途功能的其他岗点确因工作需要，对外联系业务的可通过总机转拔，必须经由部门经理批准后，在总机将联系事宜进行登记。
3、加强卡式电话的管理，电话卡充值需填报申请单，部门经理签字，行政部负责按月检查、审核、充值。规定话费定额，超标自负。
4、六个POS机只用作刷卡，酒店只交纳月租费。员工不准利用电话线路拨打电话，额外产生的话费由岗点负责人承担。
5、总机负责记录各部门的长途转接情况，行政部定期检查。
6、6267978电话由客户经理负责，只限于旅行社、网络订房等业务的使用，杜绝打私人电话，若有违反，扣当月绩效2分。
7、禁止利用办公电话私聊，如有违反，每次扣绩效考核2分。
（六）办公费用管理
1、办公设备管理：
1） 提倡无纸化办公。尽量使用电子文件，减少纸张用量。能够用电脑共享网络传递的文件就尽量在网络传递。
2） 正确使用、操作办公设备，保证纸张质量（纸张平整，无订书钉等杂物），严禁违规操作，发现故障，及时报修，延长机器使用寿命。
3） 打印文件时，文字能不加粗、以宋体为主。非正式文件里，可适当缩小页边距和行间距，缩小字号，以看清为宜，使用小四号字，行间距25磅，页边距2CM。
4） 各部门设专人管理办公设备，责任落实到人，禁止他人擅自操作。发现故障，及时联系专业人员进行维修，提高使用效率。对于人为故意损坏办公设备的，维修费用由当事人承担。
5） 严禁打印、复印与工作无关的文件、证件等，部门复印文件必须进行登记，每月由行政部经理审核，各部门经理签字确认。
2、办公用品管理：
1） 各部门要根据实际需求，于每月14日前提报办公用品申请计划，由部门经理审核、签字后报行政部，由行政部核定、汇总后，交财务部核准，由财务部报总经理批准。
2） 全体工作人员要妥善保管办公用品，节约使用，避免浪费，严格控制不必要的消耗和损坏，对因不负责任造成丢失或损坏办公用品者，自行赔偿。
3） 节约纸张使用，无需打印的可手写，纸张正反面使用。会议、宴会通知单用复写纸手写，减少纸张的使用。
3） 笔筒、剪子、壁纸刀、订书器、计算器、起钉器等，以部门为单位，与行政部办公用品明细帐核对，不得重复领用，物品损坏需领用时，以旧换新。
4） 各部门申请的办公用品如笔、记录本、胶带、橡皮等易耗品，以各工作岗点实际工作需求制定物品使用期限：碳素笔、圆珠笔为每三个月领用一次，笔芯可每月领用一次；记录本、记事本每半年领用一次；告示帖、便笺本每两月领用一次；文件夹(页夹、抽杆夹等)文件盒视部门文件多少而定。
5） 工作人员因工作变动时，应将办公用品(文件夹、计算器、订书器等)返回原部门，否则部门经理不得在离职书上签字，人力资源部加强控制。
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